Ouvrir sa boîte mail, regarder en vitesse les différents auteurs des messages et supprimer automatiquement ceux qui ne nous semblent pas important, cela vous est sûrement déjà arrivé. Notamment lorsque vous ne connaissez pas le destinataire. Le problème, c'est que comme cela arrive à tout le monde, il est possible que certains de vos emails soient passés à la corbeille avant même d'avoir été lu.
Vous postulez pour un job ou vous tentez de planifier un rendez-vous ou une entrevue mais vous n'avez pas de réponses ? Voici quelques trucs pour augmenter la probabilité que vos emails soient lus.
Apprenez à connaitre votre cible
Si vous faites preuve d'imagination, cette technique peut faire des merveilles. Par exemple, si vous voulez rencontrer quelqu'un d'important, il peut être utile de se renseigner auparavant auprès d'une secrétaire afin de connaitre la meilleure manière de le contacter ou l'adresse mail qu'il consulte le plus souvent.
Pour les étudiants, essayez d'envoyer un email au moment où le professeur est au bureau, il y accédera plus facilement.
Choisissez le bon moment pour envoyer le message
Le timing est crucial. N'envoyez jamais un courrier important le vendredi à 18h. Votre message ne sera vu que le lundi et sera le dernier de la pile de courriels que la personne aura reçus pendant le weekend. Une étude montre que les gens sont plus enclins à lire leurs messages avant le travail et sur la pause de midi. Envoyez donc votre message vers 6h ou vers 12h pour maximiser votre visibilité.
Soyez concis dans l'objet
Cela ne sert à rien de faire précéder le message par « URGENT » ou « IMPORTANT ». En effet, tout ce qui ressemble à un spam a plus de chances de se voir directement jeté à la corbeille. Votre objet doit définir le sujet de votre courriel. C'est tout.
Allez directement dans le vif du sujet
Ecrivez simplement votre email. Présentez-vous, dites ce que vous voulez. N'allez pas trop loin dans les informations que vous donnez. Votre premier email reste une introduction. Gardez les détails pour votre entrevue ou pour un échange d'email postérieur.
Aussi, lorsque vous donnez plus d'informations, privilégiez les paragraphes courts et les puces. Cela donnera plus de clarté et de respiration à votre texte.
N'oubliez pas de donner vos informations et les meilleurs moments pour vous joindre.
Soyez conscient de votre ton
C'est la chose la plus évidente mais c'est aussi la plus importante. Ecrivez en fonction de votre interlocuteur. Soyez poli, professionnel, mais n'allez pas trop loin non plus.
Enfin, vérifier deux fois plutôt qu'une l'orthographe et la grammaire.
Vous êtes habitués à écrire des emails importants ? Quels sont vos trucs personnels pour faire passer votre message ? Faites-nous part de vos réactions !
Source : Mashable